加强电子文件归档工作的思考/于泽昕

作者:法律资料网 时间:2024-05-17 02:29:55   浏览:8097   来源:法律资料网
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加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


  随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

  电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

  1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。

  2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

  必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

  1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

  2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

  3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

  4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

  对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

  电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

  从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。

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证据定义与法定证据种类研究

山东省菏泽市人民检察院 王义然


众所周知,不管 刑事诉讼、民事诉讼还是行政诉讼,所有诉讼活动,都是紧紧围绕证据展开的。证据的发现、提取、鉴别、审查、采信等,贯穿了各种诉讼活动的全过程。毫无疑问,证据是一切诉讼活动的轴心。因而,无论从理论还是实践的意义上去考察,证据都是法学领域一个非常重要的概念。但是,最近笔者越过初学时对经典无条件遵从的障碍,联系多年司法实践中产生的疑惑,重新解读各诉讼法典中与证据有关的章节和各诉讼法学教程中关于证据的论述,发现我们对证据的认识并不充分。这主要表现在证据概念的传统定义不确切,从而导致各诉讼法条文对证据的分类也不够科学。所以笔者认为,证据概念应重新定义,法定证据种类应适当调整。现就有关问题论述如下:
一、证据概念的传统定义及其缺陷
我国现行《民事诉讼法》和《行政诉讼法》只规定了证据的种类,未对证据概念下定义。而《刑事诉讼法》第四十二条则明确规定:“证明案件真实情况的一切事实,都是证据。”很显然,这是当前关于证据概念的最权威的定义,而且,自1980年我国《刑事诉讼法》生效以来,就一直是这样。乍一看来,这个定义似乎无可非议,仔细分析却很不确切。
其一、理论上逻辑荒谬。这里不妨用归谬法加以验证。假定这个定义正确,查《现代汉语词典》,事实:“事情的真实情况。”不难理解,定义中的“案件真实情况”就是案件事实。而证明案件真实情况的事实也只能是案件事实(与案件无关的事实不可能证明案件真实情况)。所以,这个定义实际上告诉我们,一切诉讼活动的核心就是用案件事实去证明案件事实。既然案件事实是需要证明的,那么用它自己去证明它自己,岂不永远也证明不了么?结论的荒谬自然推翻了原定义正确的假定。
其二、实践中不可实现。传统定义的简化结构“证据是事实”是一个错误的判断。什么是事实?事实是事情的真实情况 ,是特定时空状态下的人和物及其相互关系,不能离开特定的时空状态而存在。事实是一个有机联系的整体,我们不能把构成事实的某些元素分离出来当作事实本身。事实又是一个过程,只沿着过去、现在和将来单一方向发展,具有一往无回的特点。在诉讼实践中所要证明的事实都是既往的事实,任何人都不可能把它搬到法庭上去当证据使用。
其三、本质上是犯了定义不相称的错误。形式逻辑知识告诉我们,概念是反映对象本质属性的思维形式,反映对象本质属性的有效方法就是对概念下定义,而对概念下定义就是把一个概念(被定义概念)放在另一个概念(定义概念)之中,然后找出两个概念的种差。这里的关键是定义概念必须能够准确概括被定义概念的全部外延,科学揭示对象的本质属性,这就是定义必须相称的原则。证据概念传统定义的不足就在于下定义时所选择的定义概念——“事实”不恰当。证据,无论物证、书证还是其他证据,都是具体的,看得见摸得着的,总表现为一定形状、大小、色彩的物。而事实是一个抽象概念,它是对特定时空状态下人和物及其相互关系的一种抽象,没有形状、大小、色彩之分,虽然事中必有物,但事毕竟不是物,二者性质绝然不同。因而事实不能概括证据概念的外延,不能揭示证据的本质属性,传统定义犯了定义不相称的错误。
二、用广义信息概念定义证据
1、信息概念的逐步推广。汉语词典中对信息一词的一般解释为:音信,消息。这应该是信息一词的原始本义。1948年,美国申农发表论文“通信的数学理论”被人们称为信息论(狭义信息论),它是关于信息的形态、传输、处理和储存的理论。狭义信息论中的信息是指用符号传送的报道。这里,信息概念又成为电信领域的一个专门术语。
狭义信息论对推动信息技术的发展起到了至关重要的作用,然而,它还有更重要的意义,那就是它所提供的研究方法,被人们广泛应用到不同领域,取得了神奇的效果。特别是信息论和系统论、控制论互相渗透融合,使人们对客观世界的认识水平产生了空前的飞跃。人们发现原先看来是完全不同的过程都有一个共同点,就是都与信息有着密切的关系。如人们之间的交际,通信网络传递数据,神经系统实现功能,生物肌体对生存条件的适应,双亲性状的遗传,形形色色的管理过程等等,都和信息的加工和储存联系在一起,就连人们的认识也是信息过程的一种形式。至此,信息又进入了认识论的范畴,它已不再是一般意义上的音信、消息,更不再是电信行业的一个专有名词,信息这一概念已成为具有巨大哲学意义的重要概念。
2、广义信息概念的含义。信息概念的扩大,标志着广义信息论的形成。广义信息论认为,在客观现实中,不同事物有不同特征,事物之间存在着错综复杂的相互关系,这些特征和关系总要通过不同方式(物理的、化学的、生理的)表现出来,这些表现就是客观事物向外界发出的消息,就是客观事物的自我表达,对人们来说,就是关于该事物的信息,人们正是通过获取和识别这些信息来认识不同事物的。
广义信息论被世人接受。较新版本的词典对信息一词的解释发生了重大变化。笔者查阅《文史哲百科辞典》和《英汉大词典》等,信息(information)一词均被解释为:消息、情报、资料、知识等。综合各方面情况,笔者认为,对现代信息概念可作以下表述:
信息是标志客观事物运动、变化和发展的各种现象和情况,是客观事物自身属性和相互关系的自我表达,是客观事物互相发出、彼此响应的消息,是人们认识客观事物的桥梁和纽带。
3、广义信息概念下的证据定义。概念不是永恒不变的,而是随着社会历史和人类认识的发展而变化的。笔者正是从科学和人类认识发展的角度出发,在深刻理解信息概念的基础上,提出证据的新定义。追寻广义信息论的形成过程,深究现代信息概念的含义,不难发现,各种诉讼活动同其他事物一样,与信息有着密不可分的关系。说到底,一切诉讼过程都是信息的获取、鉴别、加工、传递和储存的过程。这毫不足怪,既然人们认识客观事物是通过获取和识别关于该事物的信息来实现的,那么以查清案情为核心的各种诉讼活动又岂能例外?实际上获取案情信息的过程就是取得证据的过程,识别案情信息的过程就是核实证据的过程。证据与信息的统一,正是我们对证据下定义的坚实基础。笔者认为,证据概念应作如下定义:
证明案件真实情况的一切信息资料,都是证据。
这里的信息是广义信息,这里的信息资料是信息载体与所载信息的合称。因为信息是无形的,信息的加工、传输和储存都要以某种介质作载体来实现。这就是证据总是表现为一定的物的根本原因。
三、 用证据的新定义解析法定证据分类
1、法定证据分类的现状。目前我国三个诉讼法对证据的分类有所不同。《刑事诉讼法》把证据分为七种,即:1、物证、书证;2、证人证言;3、被害人陈述;4、犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解;5、鉴定结论;6、勘验检查笔录;7、视听资料。《民事诉讼法》和《行政诉讼法》对证据的分类与之略有区别,主要区别就是把物证和书证分成两个独立的项,与其他证据种类并列。
2、用证据的新定义考察物证书证之分。新定义明确指出,证据是证明案件真实情况的信息资料,而信息资料 是信息载体和所载信息的合称。信息载体本身也是物,其本身就载有自身属性信息。因而,用作证据的信息资料其所载信息总是复合的,即既有属性信息,也有关系信息。属性信息不能表达思想内容,只能证明自身的几何形状、理化性能等存在状态;关系信息可以表达思想内容,能够证明人与人、人与物或物与物之间的法律关系。一种书面形式的信息资料,当前者对案件有证明作用时,它就是物证;当后者对案件有证明作用时,它就是书证;当二者对案件都有证明作用时,它就既是物证又是书证。这就是新定义下物证与书证的本质。
分类是进行科学研究的重要方法,有其自身的客观要求。首先,必须明确界定分类对象,要面对分类对象的全体,着眼于概念的全部外延;其次,分类可以是多层次的,但每一个层次的分类,各个子项都应有各不相同的内涵,子项之间不允许有同一、包含或交叉关系,即子项不能相容。
对照科学分类的基本要求,物证、书证与其他证据相比,仅有的区别就是物证和书证都是在案件发生时形成的信息资料,而其他证据则是案件发生后,进入诉讼过程才形成的信息资料。物证、书证之分,其研究对象仅限于前者,而且应当包括前者的全部,与整个证据分类研究对象不同,不是一个层次上的分类。
3、用证据的新定义看视听资料的归属。对视听资料,这里首先强调一点,用作证据的视听资料,只能是案件发生时直接形成的视听资料。政法部门的视听技术手段,只能用于审查、鉴别和展示用作证据的视听资料,不能形成独立的证据。基于此,视听资料与其他物证、书证相比,都是案件发生时形成的信息资料,只是信息载体的不同,其形成过程和证明作用没有本质区别,理所当然地应当包含于物证、书证之中。与此相反,在视听资料作为证据出现以后,如果物证、书证仍然固守原有的窠臼,把视听资料排斥在外,就会使传统的物证、书证之分变得分类对象不明而失去意义。
目前,法学理论界对视听资料证据很重视,但由于缺乏深入研究,这种重视显得厚而似伪。立法中只不过把视听资料硬塞到法定证据分类当中而已,各种法学教程也只是众口一词地说视听资料既不同于物证,也不同于书证,应属一个独立的证据种类,并未进行充分论证。笔者认为,视听资料理所当然的可以是物证,因为在刑事案件中它可以是犯罪直接侵害的对象,在民事案件中它可以是直接诉讼标的物。视听资料也理所当然的可以是书证,因为录音、录象和计算机数据只是“书”的形式的进步,而书的本质并未改变,人们可以清楚的看到,在计算机技术领域,与书有关的术语被普遍采用着,如“语言”、“记录”、“文件”、“读”、“写”“编辑”等等。特别值得注意的是录音、录象与其他文字资料在二进制编码下统一起来,一样被作为文件进行编辑、传输和储存,其书的特性得到充分显示。
4、法定证据分类存在的问题。综上所述,笔者认为,目前法定证据分类主要存在两个问题,一是《民事诉讼法》和《行政诉讼法》把物证和书证分成两个独立的类,与其他证据种类并列,这样就把书证、物证之分与研究对象大不相同的整个证据分类混为一谈,导致书证的定义与证人证言等类证据的性质相吻合,从而使整个证据分类出现了子项相容的情况,违反了分类的一大禁忌。二是三个诉讼法均把视听资料列为独立的证据种类,与其他各类证据并列,这样就使书证、物证本来可以包含的内容,成为一个独立的类,同样使整个分类子项相容,引起人们认识的混乱。所以,对物证、书证应采取《刑事诉讼法》的做法,合并为一类;对视听资料,应从法定证据分类中删除。
总之,笔者在广义信息论的启发下,直言指出传统证据定义的缺陷,提出了证据的新定义,分析了法定证据分类存在的问题和原因,这既是鼓足了勇气的大胆行动,也是深思熟虑、认真负责的谨慎之举,殷切希望能引起争论,得到法律界同仁的指教。


2002年10月





财政部、国家国有资产管理局关于全民所有制单位用国有资产支持发展第三产业有关问题的通知

财政部 国家国有资产管理局


财政部、国家国有资产管理局关于全民所有制单位用国有资产支持发展第三产业有关问题的通知

1992年11月5日

各省、自治区、直辖市和计划单列市财政厅(局)、国有资产管理局(办公室、处)

大力发展第三产业,是党中央、国务院加快改革开放步伐、加速经济发展的一
项重大战略决策。为了认真贯彻落实中发〔1992〕5号文件精神,对全民所有
制单位用国有资产支持发展第三产业的有关问题通知如下:
一、财政部门、国有资产管理部门要支持有关的全民所有制单位在不影响本单
位生产、经营和工作正常进行的前提下,挖掘国有资产潜力,可以利用多余或闲置
的资产扶持开办第三产业。扶持开办的第三产业应符合国家规定的发展方向。
二、用国有资产扶持开办第三产业,要按照国家有关规定,对资产价值进行合
理评估,核定资产价值量,并确认国家对这些资产拥有的所有权。
三、用国有资产扶持开办第三产业,要按照国家有关规定,对这些资产进行产
权登记。产权登记表作为开办单位申请工商登记的资信证明。
四、用国有资产扶持开办第三产业,要实行有偿支持为主、无偿支持为辅的原
则。有偿支持的方式主要有投资、租赁、借贷和有偿出让。采取哪种扶持方式及扶
持方和被扶持方的权利和义务,都要根据国家法律和法规,用书面合同或协议载明。
用国有资产扶持开办全民所有制第三产业,资产的占有和经营使用权可以无偿转
移,但产权属国家所有的性质不变,并按财政部、国家国有资产管理局的有关规定
办理无偿划转手续。向被扶持的第三产业单位出让、转让国有土地使用权,按国家
有关土地管理的规定执行。
五、第三产业单位开办初期在享受国家政策规定的减免税照顾后仍确有困难的,
扶持单位对有偿支持的资产可在一定期限内酌情给予适当减免分红、租赁费、资
产占用费等优惠措施;或将这些应归国家的收入低息贷(借)给第三产业单位用于
发展生产经营。优惠办法由各省、自治区、直辖市、计划单列市财政部门和国有资
产管理部门制定,报同级人民政府批准后实施。
六、第三产业单位对由于这些优惠增加的收入,应用于扩大生产,不得用于个
人和集体的生活消费。扶持单位对第三产业单位运用优惠措施的情况要建立检查监
督制度。财政部门、国有资产管理部门或扶持单位,有权对受扶持单位运用优惠措
施支持开办和发展第三产业的情况进行监督检查,违反上述规定的,取消实行的优
惠。
七、第三产业单位应实行“自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展”,经
济上独立核算。扶持单位用国有资产支持和发展第三产业,其有偿收入参照国内联
营企业、股份制企业和租赁企业的财务规定处理。
八、各级财政部门、国有资产管理部门在发展第三产业过程中,既要积极支持,
又要防止国有资产的流失。任何单位和个人不得借支持发展第三产业为名,瓜分、
侵吞国有资产。对造成国有资产严重损失的单位和个人,要依法查处,追究责任。

九、各省、自治区、直辖市和中央各部门,可根据本通知精神,结合具体情况,
制定相应的实施办法,并报财政部和国家国有资产管理局备案。执行中碰到的问
题及有关建议,望及时告我们。